Tratamiento de Datos Personales
Principios operativos aplicados al formulario y a los canales digitales de Shiloh.
1. Principios aplicados
Shiloh procura tratar datos personales de forma pertinente, transparente y limitada a la finalidad comunicada. El sitio evita solicitar datos clínicos en el formulario público y utiliza únicamente información general para gestionar el primer contacto.
2. Flujo del formulario
- El usuario accede al formulario oficial de Shiloh mediante Google Forms, integrado en la página de contacto.
- La persona completa y envía voluntariamente la información solicitada.
- Google Forms registra la respuesta en la cuenta propietaria del formulario y, si el administrador lo configura, puede vincularla a una hoja de cálculo de Google Sheets.
- El personal autorizado de Shiloh consulta la respuesta para atender la solicitud.
- Shiloh revisa y elimina o anonimiza la información cuando deja de ser necesaria, conforme a su política y a la normativa aplicable.
3. Datos sensibles
Los datos relativos a salud, discapacidad u otras categorías especiales no deben enviarse a través del formulario inicial. Cuando sean necesarios para un proceso de admisión o cuidado, deberán solicitarse en un proceso separado, con información clara sobre finalidad, base de legitimación, acceso y medidas de seguridad.
4. Conservación operativa
El sitio ya no guarda respuestas del formulario en archivos PHP, CSV ni bases de datos de Hostinger. La conservación se administra desde Google Forms y, cuando exista, desde la hoja de cálculo vinculada. Shiloh deberá establecer y aplicar un plazo interno de conservación acorde con la finalidad de cada registro y eliminar los datos cuando dejen de ser necesarios.
5. Acceso interno
El acceso a las respuestas debe restringirse al personal que realmente necesite consultar o gestionar las solicitudes. La cuenta de Google propietaria del formulario debe utilizar autenticación robusta y, preferiblemente, verificación en dos pasos. Los permisos de colaboradores y de cualquier hoja de cálculo vinculada deben revisarse periódicamente.
6. Solicitudes de derechos
Las solicitudes relacionadas con datos personales podrán dirigirse a shiloh.casahogar@gmail.com. Shiloh deberá verificar la identidad del solicitante cuando sea necesario antes de entregar, modificar o eliminar información.
7. Incidentes
Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, Shiloh deberá documentarlo, contenerlo, evaluar el riesgo y cumplir las obligaciones de comunicación o notificación que resulten aplicables.